持續不斷的數碼化轉型

雲端技術讓公司與客戶能實時網上共享資料。多家中小型會計師事務所的會計師向《A Plus》分享事務所的數碼化之路、挑戰與效益，以及新冠疫情帶來的催化作用。

撰文：Liana Cafolla
插圖：Ester Zirilli

利華會計師事務所（利華）是一家中小型事務所，其創辦人之一李文韜（執業資深會計師）表示，推動事務所數碼化轉型源自兩股重要動力：客戶的需求與事務所的信念。客戶希望找到合適的解決方案，實行數碼支付、用作掃描發票及其他文件的光學文字識別，以及行政管理數碼化。李文韜說：「我們收到過很多這類查詢。」

利華的日常運作採用Xero、Zoom和Google G-suite。總體而言，事務所八至九成工作已採用雲端技術來處理，但李文韜認為事務所的數碼化進程仍要繼續。「數碼化轉型並非一個任務或一個項目，而是一個持續的旅程，我們不過才剛剛起步。就像要保持健康體魄，你需要每天運動、均衡飲食一樣，我們的數碼化進程就如每天的運動。」

他分享說，最困難的是令員工明白數碼化的好處：「各項技術都已準備就緒，但員工卻不想作出改變，害怕被科技取代。」

為了使員工有信心，事務所為員工提供培訓，重點說明科技所帶來的好處，講解數碼化如何有助於事務所達到願景和發展目標。他說：「我們會分享對未來、行業的看法，以及應對轉變時應有的態度和如何保持幹勁。」李文韜亦特別留意到年輕一代：「他們非常聰明，能很快掌握到新科技。」

對於李文韜的事務所來說，數碼化帶來的好處主要是提升準確性、改善效率和決策過程。以數碼方式共享資料免卻很多人為錯誤，提高了事務所與客戶合作的效率，客戶現在能輕易查看事務所的時間表，以便安排預約。客戶還可以存取其他共享資料，以及以數碼方式結算款項，節省了大量時間和成本。「利華並非傳統的會計師事務所。我們致力於為客戶帶來價值，協助他們提高效率，提升業務水平，以服務香港市民。數碼化也為事務所帶來其他好處，讓我們有更多時間思考，集中資源來達成策略性增長。它亦有助減少員工加班，為社會帶來積極效應。」

在國際層面，香港的數碼化發展則稍遜其他地區。「英國、新加坡等地已經推行了使用會計軟件的不同政策，如提交數碼審計、數碼簽名等，但香港在這些方面仍然欠奉。這就是目前的環境。」

香港政府推出個人和企業數碼身份證是重要的一步，這代表着數碼科技將來能在更多不同範疇創造更多可能性。不過，要提高普及程度，有些流程必需要作出改變。李文韜舉例說，在新冠疫情期間，有許多政府員工在家辦公，當時他嘗試就審計報告提交數碼簽名，可惜不獲接納。但新冠疫情的出現，加上在家辦公的安排持續良久，促使大家改變了態度，越來越多客戶渴望轉為採用數碼科技。

他說：「下一步，我們要建設整套生態系統，因為這是會計師事務所與區內眾多合作夥伴保持聯繫的關鍵。目前，我們探討的範疇包括金融科技、監管科技、合規問題、了解客戶職責、反洗黑錢等。如周邊環境不作出改變的話，我們便難以發展得更遠。」

追蹤全球工作流程

華德會計師事務所（華德）的數碼化之旅始於2020年第四季。那時，新冠疫情正肆虐全球，國際航空受阻的長遠負面影響浮現，客戶紛紛尋求數碼解決方案。事務所聯合創辦人兼合夥人黃華燊（執業資深會計師）稱：「大部分關聯公司和客戶都推行了數碼化改革，如果我們不趕上轉型，就會錯失很多生意。」他補充說，從小型企業到電子商務巨頭，中國內地科技公司的快速增長是其事務所實行數碼化的推動力。

華德擁有近100名員工、超過1,000名客戶，遍佈於香港、內地、倫敦、巴塞羅那和波哥大等地的七個辦事處，它們正設法尋找共享資料、有效協作的方法，這對事務所而言十分重要。事務所其中一個賣點是在拉丁美洲設有辦事處，為內地和香港市場提供獨特的橋樑，而華德亦與墨西哥一所科技大學訂立諒解備忘錄，合辦黃華燊稱之為「虛擬實習」的計劃，為內地八名學生提供網上數碼電子商務培訓，以加深與當地的聯繫。

由於華德有些團隊位處海外，而部分員工因疫情關係需要留在其本國，因此事務所採用了雲端平台Monday，以定制模式來管理工作流程及追蹤項目的進度。他說：「他們需要把工作事項輸入至Monday平台。」黃華燊表示，該平台和其他軟件不僅能協助管理各地分公司的工作項目，還能提高供應鏈、簿記、審計，以至報稅等各項工作的效率。事務所還應用了Xero解決方案，而最近更新增支付寶作為其付款方式。

然而各地員工對這些轉變的取態各異。海外員工很快亦很樂意接受轉變，但要取得香港和內地員工的支持並不容易。他說：「我向員工保證不會裁減人手，只是優化資源而已。」

疫情期間，香港和內地員工亦切身感受到雲端技術辦公模式所帶來的好處。黃華燊表示：「2020年2月新冠疫情蔓延，我着他們留在家中工作，這造就了數碼化轉型的良機，畢竟健康是最重要。」

他建議其他事務所要明白到數碼化已經成為新常態，並要不斷自我調整，以適應轉變。「我們要有勇氣、遠見，接受新趨勢、新事物、新方法，有屢敗屢戰的精神，並要發揮年輕一代的長處，他們都很擅長數碼科技。」

從科技使用者成為科技構建者

2018年，連城會計師事務所（連城）展開了數碼化轉型。一方面是為了提升效率，解決招聘困難、員工成本不斷增加的問題；另一方面是客戶要求利用雲端方案來處理他們的財務匯報和管理匯報流程。連城先進行的數碼化轉變，就是把發票工作從Excel試算表轉移到Xero，以實行實時網上開票。事務所以前聽過Xero雲端會計平台，於是決定破舊立新，轉向數碼化。他們聯絡Xero，組成了一個三至四人的團隊，負責根據實際需要而制定服務，然後努力遊說員工、合作夥伴和客戶，令他們明白雲端方案是未來的發展趨勢。事務所創辦合夥人梁威勇（執業資深會計師）表示：「在中小型執業所中，我們算是數碼化轉型的帶頭者之一。」

向中小企業推廣採用該系統，需要投放大量時間和精力，但付出與投資都是值得的。梁威勇稱：「於2020年，特別是在疫情期間，這系統就更見成效。」由於事務所已熟練掌握雲端技術，能提供不同類型的雲端服務，因而贏得不少大客戶，包括上市公司、大型餐飲公司等。

他解釋說，數碼化轉型不只是採用雲端平台：「它不只關乎財務金融，關鍵在於雲端技術為基礎的平台，可以整合應用程式介面（讓應用程式相互兼容），就像微型的企業資源規劃系統。」將不同功能和服務結合起來，為客戶打造一個解決方案網絡，能提升客戶忠誠度，與客戶建立更緊密的聯繫。他表示：「這樣，我們就能為市場的本地化應用程式建立生態系統，為客戶建立社群，也能與他們分享知識。」

事務所的高科技應用能力亦成為了賣點，吸引到有意投身與科技相關工作的畢業生加入，這亦為事務所帶來其他裨益，包括讓客戶的財務團隊每星期節省40至100個工時。目前，銀行對賬工作亦已自動化，免除了輸入數據的工序，減少人為錯誤。審計團隊許多工作都已電子化，與客戶的溝通亦變得更清晰快捷。

在某些方面，香港一直沿用保留紙本記錄的做法，是科技解決方案難以普及的因素之一。梁威勇稱：「我們教導客戶把所有收據掃描到雲端平台，以優化文件管理，亦令日常工作更為方便。但我們仍需要將收據正本保留七年。」他又舉例說，澳洲和英國等地區已實行了電子報稅，但在香港，公司仍需要提交紙本報稅表。他認為新冠疫情令大家要在家辦公，但當有些員工未能在家如常執行工作時，便凸顯出數碼化所帶來的好處。

連城內部設有技術團隊，負責進一步開發自家產品Cloude，該產品提供一系列雲端會計服務，如掃描收據、銀行賬戶實時核對、以及易於使用的報告製作等。梁威勇表示：「我們仍然以會計師執業服務為重心，並繼續與香港雲端技術範疇的專業人士合作開發雲端產品和服務，為客戶提供更多增值的雲端技術方案。」

先行者

FastLane CPA可說是本港會計師事務所中採用數碼科技的先行者之一。事務所在2013年成立之前，其創辦人曾在國際銀行工作，親身感受過數碼化和自動化流程的好處，亦因而在成立自己的事務所時配置了科技解決方案。事務所聯合創辦人吳偉勝（執業會計師）表示：「早在約六、七年前這些科技在香港還是新事物時﹐我們就開始使用Xero和Zoom。」

採用Xero是該公司數碼化轉型中最重要的一步。他指出：「有了Xero，我們就能為客戶提供最新的財務信息，更便捷地與國際客戶聯繫。」事務所面對的最大挑戰，是讓客戶明白採用雲端技術的好處及教導他們如何使用。「我們為客戶提供培訓，指導他們整套流程，讓他們對雲端技術更有信心。」

吳偉勝預計事務所仍會繼續物色更佳的新工具，進一步提供會計和其他業務領域的工作效率。他說：「還有其他工具，例如客戶關係管理系統，可以幫助管理客戶，增加銷售額。很多傳統會計師都很忙，整天埋頭工作。但我認為，出外結識不同的人，探索有助於節省時間的新科技，是很值得的。」

他也預料數碼化的進程並沒有盡頭：「我認為，數碼化轉型沒有終點。我們需要不斷探索新技術，幫助提高競爭力。一旦停下來，競爭對手就會超越我們。」

走在前沿

柏雅會計師事務所有限公司於2014年創立後，創辦人鄭皓朗（執業會計師）便着手為事務所實行數碼化。他在其中一家四大會計師事務所工作時，見證過從人手轉型至數碼化的過程，並深受啟發。這位香港會計師公會理事兼公會數碼化委員會主席表示：「我認為，不僅是大型執業所，連小型事務所也應推行數碼化。」

他的事務所採用循序漸進的方式實行數碼化轉型。起初公司是全面人手作業，然後由計費系統和人力資源方面開始逐步作數碼化轉型。之後，它借助Xero和其他應用程式，將所有工作流程轉移到數碼平台，進而引入人工智能技術協助處理審計工作。至2020年初，公司所有審計工作流程都已數碼化。他估計，數碼化轉型能為每個審計項目平均節省約三成的工時。

他的五人團隊很快便適應了數碼化的新環境。即使公司客戶有所增加，但刻板重複的工序卻減少了，工作量亦保持穩定。鄭皓朗告訴員工，他們的判斷力、與客戶溝通和實地查察等方面仍然是不可或缺的。他說：「工具是代替不了你們的。」鄭皓朗顧慮到年輕員工，繼而開發了一套名為「WIDI」的審計執業所專用的管理工具。他表示：「年輕人不喜歡審計，認為審計工作很乏味、工作時間太長。」他提到最近招聘初級審計員時也乏人問津。「這些工具有助提高審計工作的趣味。」他在設計該套應用程式時，用上悅目的顏色，並配上自動化的功能，令員工使用程式時更得心應手。

鄭皓朗的事務所很早就採用了雲端技術，在疫情來襲時更能無縫地適應各種工作限制。他說：「早在新冠疫情出現之前，我已經意識到讓員工在家辦公是件好事。公司早就採用了相關的工具。疫情到來時，我們已經開始在家辦公，業務並沒有受任何負面影響。」事務所仍實行在家辦公安排。「我不打算改變這種安排。給予員工這種自由度，他們往往更負責任，更注重工作的期限。」

鄭皓朗由以往的科技用家，現轉變成科技開發者，與外部開發人員合作開發WIDI。該工具於去年推出，目前仍在不斷完善，加入更多功能及提升兼容能力。它讓用家可以輕鬆存取審計文檔，團隊可以網上合作，隨時隨地完成審計工作。

他相信，所投資的時間和金錢都是值得的，這套工具能進一步提升工作效率，也讓事務所具備條件透過併購來擴展規模。他表示：「特別是在這段時期，一些較為年長的會計師正打算退休，造就了一些併購機會予我們。如沒有這些有效的工具，將會很難做到這些事情。」

本文為編譯版本，原文Digital transformation: the journey so far首發於香港會計師公會會員雜誌《A Plus》2021年第6期。