提升中小型執業會計師事務所進行數碼化轉型的能力

公會最新的研究報告集中探討中小型執業會計師事務所（SMP）所採用的科技類型、採用科技所帶來的裨益與障礙，以及提供讓SMP將科技有效融入至其日常營運之指引

科技在促進會計行業內中小型執業會計師事務所（SMP）的蓬勃發展上發揮着重要作用。為了深入了解香港會計行業內SMP採用科技的情況，公會發佈了研究報告《駕馭科技浪潮：有關香港中小型執業會計師事務所採用科技的情況之研究》（Navigating the Tech Wave: A Study of Technology Adoption by Small and Medium Accounting Practices in Hong Kong，僅限英文版本）。

研究方式

該研究使用定性分析以全面了解香港SMP採用科技的情況。我們向SMP及科技供應商代表進行訪談，以取得不同的觀點及識別出其共同主題。該研究還收錄了文獻綜述和行業報告，以獲取更為廣泛的背景和認可。這種多面性的方式可確保我們能夠對科技採用的趨勢具有客觀而公正、全面性的理解，為取得研究見解奠定基礎。

該研究報告根據香港SMP採用科技的情況將其劃分為三種層面。在基礎層面而言，許多SMP已安裝了Microsoft Office和虛擬會議平台等基本操作軟件。而在中級層面而言，有更多的SMP正在使用專門的會計軟件來進行流程自動化及生成報告。

較大型的SMP則利用事務所管理軟件來進行業務管理，以提升工作效率和協作。在高階層面而言，少數SMP已在使用審計管理軟件讓審計流程實現數碼化，並提供與工作管理和進度監察有關的工具。而該報告亦特別側重於審計管理軟件的採用情況。

機遇

受訪者發現，通過科技能夠有效提升效率，例如透過可進行規劃、執行和報告生成等的自動化審計流程，可節省時間及減少錯誤。它還提供各式範本、清單和中央儲存功能，以方便存取與檢視，從而改善風險管理和提升合規水平。

受訪者亦表示，採用科技可提升SMP的專業形象，以吸引精通於科技的專業人士，並展現出其致力提高效率及採取現代化式經營之承諾。採用與審計有關的科技亦能令客戶受益，包括提供更為快捷而準確的審計結果。而透過實時存取審計文件亦能讓協作和監督水平得以改善，以便進行無縫的資訊共享與中央監察。

採用科技還可讓SMP得以變換其營運模式及簡化流程，從而節約成本和改善架構。成為早期科技採用者能擁有競爭優勢，並同時讓這些SMP能夠提供審計以外的增值服務。

挑戰與障礙

實施新科技所需的成本是SMP在採用科技時遇到的主要障礙。對於財務資源有限的小型事務所來說，與科技相關的初期投資和經常性成本可導致其預算緊絀。此外，設立新系統通常需要額外人力，亦令整體成本增加。

另一項挑戰是科技採用所花費的時間。將現有工作文件轉換為可兼容的格式，並確保軟件得以順利運行，這需要付出大量時間和精力，更別說為解決潛在科技問題而損失的時間。

員工培訓與發展也帶來了額外挑戰。除了需要投入相當的時間與資源在培訓外，特別是在人才短缺時期，高流失率亦會增加培訓成本，並需持續對新員工進行培訓。

在實施新科技時，還要講求機構內部文化上的改變。如遭遇員工抗拒相關轉變，特別是高級/資深員工，因會擾亂已建立的常規與工作流程。因此，需要推行變革管理措施及持續不斷的努力，以支持相關文化上的改變。

最後，複雜多變的科技環境亦成為SMP進行數碼化轉型路途上的一大挑戰，令他們難以尋找到符合其特定需求的適當解決方案。科技供應商與SMP之間的知識差距亦可能會妨礙到系統開發，導致難以有效滿足SMP的需求。

向SMP作出的建議

該研究報告的主要建議包括首先由安裝基本操作軟件開始，繼而制定與業務目標一致的科技路線圖、投資於全面性的員工培訓計劃、尋求公會等專業團體的支援、培養創新文化，以及持續性評估和調整採用科技的工作。

該報告還概述了SMP的願望清單，如獲得財務支援、培訓機會、良好的政府支援政策與激勵措施等，以協助他們應對此複雜處境。而公會為SMP在其科技採用進程中所提供的支援措施，亦刊載於該報告內以供SMP參考。該報告還為SMP提供了相關框架，以讓他們了解現時可供使用的各類型科技，並提供有關如何克服挑戰及利用科技以獲得競爭優勢之指引。

公會認為，採用科技是會計行業未來的關鍵，並且會致力於支援在SMP工作的會員之數碼化轉型進程，為他們提供所需的資源、支援與指引，以成功駕馭科技浪潮。

本文為編譯版本，原文Empowering SMPs in their digital transformation journey首發於香港會計師公會會員雜誌《A Plus》2024年第1期。