制定應變方案正當其時

新冠肺炎疫情凸顯了積極主動的應變方案和危機管理對公司的重要性。本文探討制定應變方案的最佳方法，以及企業在嚴峻的現實危機中如何保持敏銳的應變能力。

撰文：Nicky Burridge  

插圖：Harry Haysomzz

今年2月，英國最大汽車製造商積架路華（Jaguar Land Rover）派員到中國內地取貨，他們回來時箱子裏裝滿了中國製造的汽車零件。儘管採取了這樣的行動，但這間有三家英國工廠每年生產近40萬輛汽車的集團仍警告說，由於新冠疫情導致供應鏈中斷，該集團面臨零件可能在短短兩周內用完的風險。積架路華首席執行官Ralf Speth當時表示：「本周、下周的生產都沒有問題，但到第三周，我們將會面對零件短缺。」

從供應鏈中斷到消費者需求下降，以至員工無法上班，世界各地的企業都受到新冠疫情的影響。世界經濟論壇估計，短期疫情衝擊可能導致2020年全球國內生產總值萎縮3%。同時，由於外遊限制和社交距離措施預計持續數月，經濟學家預測今年全年的企業裁員和破產水平將持續上升。

此次疫情爆發，反映了應變方案和危機管理對企業的重要性，以及缺乏周全準備的後果。

在疫情之前，從氣候變化到地緣政治緊張局勢等問題，已為企業的業務計劃帶來不少風險。羅兵咸永道會計師事務所（PwC）法務會計的主管合夥人董家俊（John Donker）表示，現在管理危機已經成為商業環境中不可或缺的一環。PwC早在這場疫情來臨前進行的《2019年全球危機調查》顯示，69%的受訪者表示在過去五年至少經歷過一次危機，95%的受訪者預計未來將面臨一次危機。他說：「不管是全球事件還是個別事件，例如網絡攻擊或社交媒體攻擊等，都存在風險，企業如何應對和擺脫危機，與企業準備的充分程度直接相關。」

國際會計師聯合會（IFAC）中小型企業／中小型會計師事務所及研究部主管Christopher Arnold對此表示贊同。「在這個前所未有的不確定時代，包括中小企和中小型會計師事務所在內的所有機構，都要更關注危機和風險管理以及業務持續性的規劃。」

畢馬威中國（KPMG China）反洗錢及制裁合規服務合夥人Rani Kamaruddin表示：「大多數公司都有應對颱風或嚴重水災等導致短期業務中斷的應變方案，然而，面對規模更大或性質更嚴重的挑戰（例如新冠疫情爆發）時，這些應變方案可能並不足夠。」

欠缺應變方案或會對公司產生廣泛影響。利華會計師事務所（NOVA CPA）創始人、香港會計師公會會員李文韜指出，潛在影響包括收入損失、企業聲譽損失、人力資源問題、潛在健康和安全責任，甚至連將來的保險費也會增加。

制定應變計劃

安永會計師事務所（EY）香港及澳門地區主管合夥人、公會會員陳瑞娟，將應變方案形容為企業應對危急情況的藍圖，它使企業能儘快恢復正常業務運作。她建議，應變方案的關鍵第一步是建立一支跨部門的危機管理團隊。團隊應該包括公司負責人，以及前線專業人員、法律部、資訊科技部、人力資源部、企業傳訊部以及辦公室行政部門的代表。

德勤中國（Deloitte China）華南區主管合夥人歐振興稱，為了迅速有效應對突發事件，並將對業務的影響降到最低，公司應在應變方案中列出關鍵人員，例如人力資源部、市場行銷部和財務部人員的任務、角色和責任。他補充道，成功的應變方案包括一些核心要素，例如啟動及運作危機指揮中心、人才支援及策略、保持業務持續經營和融資、加強供應鏈，以至維持與客戶和商業生態系統的聯繫、加強數碼化能力等。

Rani Kamaruddin建議，公司的應變方案還應包括替代工作安排，例如設立第二辦公地點，讓關鍵業務活動可以繼續進行，減輕業務中斷的影響。她補充道，按目前情況，一些公司不得不租用額外的辦公場所，以確保能實行員工之間的社交距離措施。她說：「方案還應涵蓋與員工、客戶和第三方（例如供應商）即時有效溝通的措施，向他們保證在這種困難時期會並肩作戰。」

Christopher Arnold建議中小企和中小型會計師事務所採用「預防、準備、應對及恢復」框架制定應變方案，將公司營運受到的干擾減至最小。他說，公司應考慮的因素包括：哪些物資對維持業務營運至關重要、若全球供應鏈中斷如何獲得物資，以至每天和每周密切監控現金流等等。國際會計師聯合會給中小型事務所的指引《Guide to Practice Management for SMPs》載有風險管理單元，闡述業務持續性規劃及災後恢復。

「業務持續性規劃和災後恢復的關鍵，是將其視為一個整體功能，並在方案中記錄不同組成部分。」Christopher Arnold說：「它可以包括一套應變計劃，內有例如員工聯繫資料、客戶和供應商的詳細資料、財務及銀行資料，以及保險公司的資料等文件，還可包括備份硬碟等設備及保安碼。」

他補充道，公司應該準備一份程序手冊，完整記錄流程和操作，並要安全穩妥保管整套應變計劃，甚至將其放在辦公室以外的地方保管。

利華會計師事務所的李文韜說，他在制定公司應變方案及為客戶提供方案建議時，必定會考慮公司的IT基礎設施，包括備份和恢復系統。他說：「如果IT人員無法對數據中心進行實際管理，那麼公司在應對當前危機時可能遇到困難。這就是雲端技術的全自動災後恢復服務的用武之地。」

企業軟件公司Blackline亞太和日本區高級副總裁兼總經理Terry Smagh認為，存取數據的能力是幫助公司作應變準備以應對不確定因素和危機的關鍵。「數據就是力量，能獲取和溝通可靠數據的公司就能作最好準備，甚至在問題變成危機之前就能識別出來。」他說：「財務團隊需要獲得關鍵業績指標和財務數據，包括實際及預測指標。將組織好的數據展示在控制界面，管理層便可以快速評估並更有效地做決策。」

企業面臨的風險不斷變化，因此，應變方案並不是制定完就可置之不理的工作。相反，Christopher Arnold表示公司需要定期檢討應變方案和方針，在目前環境下，公司更可能每天都要檢視方案。

應變方案在應用前，還應先進行測試。PwC的董家俊說：「在危機來臨前，用模擬情境的方式對應變方案進行壓力測試，將有助公司機會解決問題。」

掌握彈性工作方式

在當前的危機中，引入彈性靈活的工作方式已成為許多公司應變方案的重要元素。負責安永跨部門危機管理團隊的陳瑞娟說，安永在應對新冠疫情時的首要任務是保障員工福祉。因此，該事務所在1月推出了彈性上班安排，包括在家辦公和團隊輪流上班，保障員工安全的同時保持業務如常。

利華會計師事務所的李文韜建議，企業安排在家辦公時，應該徵求企業各部門的意見以確保順利過渡，並制訂書面政策，讓員工有明確的指引。他說：「設定目標並制定指導方針，有助遙距辦公的員工知道公司的期望，好讓他們在期限前成功完成任務。」

但是，讓員工在公司的IT網絡和基礎設施之外工作，會帶來存取權限和保安方面的挑戰。因此，董家俊說，公司必須確保員工運用到能安全遙距工作的技術，包括筆記型電腦和使用虛擬專用網絡（VPN）連接到公司系統。他補充道，公司還應對VPN的頻寬進行壓力測試，以確保有足夠容量讓所有關鍵員工同時進入網絡。

在使用第三方應用程式等新型協作工具時，要考慮到數據安全性和保密性。歐振興說：「有些工具的技術和用戶體驗都很先進，但保安能力相對差，可能會導致數據外洩。另外，要跨境傳送資料（例如個人料）時，要先檢查是否允許向海外一方傳輸數據，這點十分重要。」

Rani Kamaruddin建議，應將運用雲端技術的方案融入公司的整體業務應變計劃：「建立雲端辦公室可以實現更有效的合作，而遙距控制桌面是讓員工能繼續在家辦公的解決方案。」

董家俊強調，除了技術之外，還需要考慮人的因素，僱主和員工之間應建立互信和尊重的文化。「對一些人來說，遙距工作下無法與同事互動，可能會感到孤獨或隔離，尤其是當危機是關乎令人擔憂的健康問題時。」他說：「我們建議僱主應設立支援機制，確保員工與團隊保持聯繫，增強員工對公司的歸屬感。」

Christopher Arnold表示同意：「管理層要明白業務中斷可能對員工造成不同影響，例如工作和家庭生活平衡方面，尤其是有孩子的員工。採用彈性處理方法是關鍵。」

財務總監與會計師的角色

在這些情況下，財務總監的首要任務是進行財務壓力測試並妥善控制支出。陳瑞娟說：「如果危機的影響很大，以致之前的預算假設及業務計劃不再合用，財務總監便應隨機應變，作出合適修改。」

歐振興建議，財務總監還應檢視公司現有債務和信貸狀況，確保有現金周轉。他說：「最重要的是，財務總監還要評估公司可動用的資源狀況並制定計劃，以減少現金耗用，在公司生意重拾正軌時預留現金。」

李文韜補充道，財務總監應該建立短期現金流監控系統，以預測現金流問題並監控流動資金風險。他說：「他們還要密切注意營運資本狀況，尤其是收取應收賬款及管理庫存量方面。」他指出，企業亦要監控直接成本的上升情況及對整體產品利潤率的影響。在某些情況下，企業可能要迅速應對，與供應商或客戶商談新條款。

此外，財務總監要評估危機情況可能帶來的潛在損失，例如，他們可能不得不取消預期能帶來銷路和收入的現場活動，並想辦法填補空檔。

一般會計師在客戶制定危機應變方案方面都能幫上忙。他們憑着對公司業務運作中相互依存關係的了解，幫助公司制定、評估和測試應變方案，包括在企業內部作模擬情境測試。陳瑞娟表示，會計師可以幫助企業制定相應的風險管理策略，並根據不同情境進行風險識別和分析，這些都是制定應變方案不可或缺的部分。

李文韜表示，會計師可為公司未來一至三年的財務計劃進行壓力測試，並在測試中考慮多種不同情境。他補充道，遇到危機時，公司可能在修改業務計劃或預算上需要幫助，同時也要檢討營運成本以減少任何非必要開支。

Terry Smagh表示，會計師可以幫助客戶提供有關財務資產和資源的即時圖表及分析。他說：「會計師能即時得出數據分析，而不是數月前的資料，讓企業領導層能迅速作出調整，以滿足客戶和持份者的需求，面對挑戰時作出有效應對。」他補充道，取得數據資訊有助評估替代措施的可行性，或計算出公司面臨的各種內部及外部風險，幫助企業找出最佳的前進方向。

Christopher Arnold指出，中小型會計師事務所對客戶的業務運作已有深入了解，它們是應對危機的好幫手。

他認為，會計師有時候亦能為客戶提供有關新業務模式的建議，例如幫助一家餐廳提供外賣服務，包括管理網上支付和送餐，而對在封城期間不得不停業的其他公司，會計師可協助取得政府資助、與供應商或債權人重新協商付款安排，甚至釐定出售哪些資產來籌得現金等。

「新冠疫情危機可能會改變歷史的進程。」他說：「市場環境難以預料，為會計師造就了機會，提升他們的角色成為值得信賴的策略商業顧問。」

本文為編譯版本，原文Time for Plan B首發於香港會計師公會會員雜誌《A Plus》2020年第4期。